Réception :
- accueil des visiteurs et préparation de la salle de réunion
- gestion des appels téléphonique et courriels généraux
- gestion du courrier belge et luxembourgeois
- gestion des agendas
Office management :
- gestion des fournitures de bureau et suivi des factures
- contrôle des différents contrats de fournisseurs
- gestion de l’économat, des fournitures informatiques, commande boissons et café
- gestion des GSM, cartes fournisseurs, cartes de parking (Servipark, Pcard, Total, Avis, Mobiflow)
Secrétariat :
- copie, scan, classement et reliure de documents
- organisation des réunions de coordination + rédaction des PV
- update de la base de données – archivage (1x par an)
- préparation des classeurs annuels par société (comptabilité et corporate housekeeping)
- encodage des cartes de visite dans les contacts
- Assistance du CEO :
- préparation et traitement de la correspondance, des présentations Word et Power Point (rapport annuel et présentation nouveau fond)
- acceptation et inscription aux invitations personnelles + agenda
- gestion des voyages professionnels : réservation d’hôtels, transports, restaurants, inscription events
Organisation des events :
- MIPIM : billets, transports, restaurants, dîner (liste invités, invitations, plans de tables etc…)
- Expo Real – Realty
- Cocktail
Comptabilité :
- encodage paiements sur Isabel et Multiline société du groupe
- encodage paiements pour société en gestion pour compte de tiers sur Multiline selon procédure en place
- facturation mise à disposition mobilier + suivi de paiement
- facturation location salle de réunion BC-1 + suivi de paiement
- facturation mensuelle BePark sur base des rapports d’activité + suivi de paiement
- dépôt et facturation des recettes
- relevés visa – suivi des paiements charges Greenwood
- vérification check obligations de retenue nouveaux fournisseurs
- classement des extraits bancaires
- assistance dans la préparation des factures d’Asset Management et commercialisation (Lux)
- mise en place des accès bancaires sur Isabel et Multiline internes + externes (gérants)
- assistance lors de l’audit des comptes annuels par réviseurs
- récupération TVA française
- classement
- transmission factures fiduciaire Luxembourgeoise pour déclarations TVA
Legal :
- préparation des PV de CA et AG, rapport de gestion, procurations, etc…
- envoi des convocations, liste de présence, procurations
- lettre de représentations et de missions
- assistance lors d’augmentation de capital (contact avec la banque pour l’ouverture d’un compte bloqué, l’envoi des procurations, etc…) – scan et classement des PV
- assistance dans les UBO (banques et registre national)
- assistance LEI – assistance domiciliation
- assistance dans les documents d’assurances
- assistance dans les conventions : scan, copie, envoi, classement documents originaux
- mise à jour de la liste des sociétés, administrateurs et actionnaires
- assistance dans certains dossiers litigieux
- mise à jour data base liste des actionnaires investisseurs (publipostage)
- déclaration Reprobel
- assistance dans la recherche de documents (extrait Registre du Commerce + Lux)
- AIFM : implémentation des documents / conventions sur la plateforme partagée
Assistance Asset Management :
- vérification et suivi des loyers + rappels au gérant le cas échéant
- gestion des certificats verts auprès de Brugel et Sibelga
- aide à la préparation des rapports trimestriels
- assistance taxes immobilières : déclaration – vérification montant AER – envoi au gérant – suivi ventilation aux locataires
- suivi des paiements par les locataires – contacts avec investisseurs – suivi marketing (brochure, teaser, one page, affiches, events agents)
- suivi contacts avec les brokers (organiser les réunions et visites avec prospects)
- suivi des nouveaux baux : envoi aux gérants, enregistrement
- suivi du tableau des garanties bancaires – intégration documents acquisitions / cessions dans les arborescences serveurs
- assistance dans le suivi des factures relatives aux travaux locatif
Profil :
- Baccalauréat en secrétariat de direction ou expérience équivalente.
- Independant – Facturation / Employé CDD 9 MOIS
- Maîtrise de la suite Microsoft Office
- Autonome et rigoureux(se)
- Vous avez un grand sens de l’organisation et la gestion du temps est l’un de vos points forts
- En tant qu’assistant(e) de direction dynamique et motivé(e), vous êtes capable de travailler avec peu d’encadrement et de résoudre de manière proactive des problèmes de calendrier complexes.
- Vous êtes bien organisé(e) et capable d’assumer des tâches multiples avec d’excellentes compétences en matière de suivi.
- Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite
- Bonne connaissance du français, du néerlandais et de l’anglais
- Vous avez le sens du service et êtes orienté vers les solutions
Secteur: ADMIN REAL-ESTATE
Région: Bruxelles