Responsable Campus & Relations Étudiantes – BXL

1. Gestion de la vie du campus (Office Management)

• Assurer une présence partagée avec le référent pédagogique sur le Campus entre 08h30 et 17h30 du lundi au vendredi
• Gérer les relations avec les fournisseurs (nettoyage, maintenance, fournitures, propriétaire, etc.).
• Veiller au bon fonctionnement du bâtiment et à la bonne tenue des espaces communs.
• Assurer les commandes de fournitures de bureau (via Lyreco) et la logistique quotidienne.
• Accueillir les visiteurs (futurs candidats, parents, …)
• Réceptionner et traiter le courrier

2. Gestion des étudiants :

2.1 Animation & intégration étudiante

• En collaboration avec le référent pédagogique, créer un environnement chaleureux et dynamique via des événements mensuels (fêtes d’anniversaire, activités culturelles, Marathon, etc.).
• Mettre en place les élections des référents de classe et effectuer des points avec eux pour répondre aux besoins des étudiants
• Organiser des animations thématiques (santé, numérique, inclusion, bien-être).
• Développer des partenariats avec des acteurs sociaux (Planning Familial, Infor Jeunes, maisons médicales, etc.) pour accompagner les étudiants dans leur parcours d’intégration.

2.2 Administration & onboarding

• Organiser les rentrées et l’accueil administratif des étudiants.
• Gérer les dossiers étudiants dans Odoo (inscriptions, paiements, relances).
• En collaboration avec le département comptabilité, suivre les paiements des étudiants de manière mensuelle et faire preuve de diplomatie et fermeté pour gérer les cas de recouvrement.
• Connaître ou apprendre rapidement les règles relatives au droit des étrangers (visa, permis de séjour, etc.).

2.3 Gestion pédagogique (en collaboration avec le référent pédagogique)

• Suivre les présences et absences des étudiants.
• Organiser et participer aux conseils de classe.
• Organiser les journées de soutenance et les remises de diplômes.
• À la rentrée : organiser des sessions d’accompagnement à la rédaction de CV et de lettres de motivation.

3. Développement de partenariats entreprises

• Rechercher activement des entreprises pour aider nos étudiants à trouver des stages ou jobs étudiants.
• Animer le réseau de partenaires existants et le développer.
• Faire rayonner l’École auprès des recruteurs et prescripteurs.
• Participer à des événements de type job dating, salons professionnels, portes ouvertes, etc.

 Compétences requises

Savoir-faire

• Très bonnes capacités organisationnelles et relationnelles.
• Bonne maîtrise des outils numériques (CRM/ERP type Odoo, Excel, etc.) ou apprend rapidement
• Expérience en milieu social, coordination, gestion administrative ou office management.
• Capacité à gérer des dossiers sensibles avec rigueur et humanité.

 Savoir-être

• Empathie, écoute active et sens de la diplomatie.
• Polyvalence, proactivité et sens de l’initiative.
• Capacité à travailler dans un environnement multiculturel.
• Excellente communication orale et écrite (FR, EN un plus).