Executive Assistant – CDD 9 MOIS

• accueil des visiteurs et préparation de la salle de réunion
• gestion des appels téléphonique et courriels généraux
• gestion du courrier belge et luxembourgeois
• gestion des agendas

Office management :

• gestion des fournitures de bureau et suivi des factures
• contrôle des différents contrats de fournisseurs
• gestion de l’économat, des fournitures informatiques, commande boissons et café
• gestion des GSM, cartes fournisseurs, cartes de parking (Servipark, Pcard, Total, Avis, Mobiflow)

Secrétariat :

• copie, scan, classement et reliure de documents
• organisation des réunions de coordination + rédaction des PV
• update de la base de données – archivage (1x par an)
• préparation des classeurs annuels par société (comptabilité et corporate housekeeping)
• encodage des cartes de visite dans les contacts
• Assistance du CEO :
• préparation et traitement de la correspondance, des présentations Word et Power Point (rapport annuel et présentation nouveau fond)
• acceptation et inscription aux invitations personnelles + agenda
• gestion des voyages professionnels : réservation d’hôtels, transports, restaurants, inscription events

Organisation des events :

• MIPIM : billets, transports, restaurants, dîner  (liste invités, invitations, plans de tables etc…)
• Expo Real – Realty
• Cocktail

Comptabilité :

• encodage paiements sur Isabel et Multiline société du groupe
• encodage paiements pour société en gestion pour compte de tiers sur Multiline selon procédure en place
• facturation mise à disposition mobilier + suivi de paiement
• facturation location salle de réunion BC-1 + suivi de paiement
• facturation mensuelle BePark sur base des rapports d’activité + suivi de paiement
• dépôt et facturation des recettes
• relevés visa – suivi des paiements charges Greenwood
• vérification check obligations de retenue nouveaux fournisseurs
• classement des extraits bancaires
• assistance dans la préparation des factures d’Asset Management et commercialisation (Lux)
• mise en place des accès bancaires sur Isabel et Multiline internes + externes (gérants)
• assistance lors de l’audit des comptes annuels par réviseurs
• récupération TVA française
• classement
• transmission factures fiduciaire Luxembourgeoise pour déclarations TVA

Legal :

• préparation des PV de CA et AG, rapport de gestion, procurations, etc…
• envoi des convocations, liste de présence, procurations
• lettre de représentations et de missions
• assistance lors d’augmentation de capital (contact avec la banque pour l’ouverture d’un compte bloqué, l’envoi des procurations, etc…) – scan et classement des PV
• assistance dans les UBO (banques et registre national)
• assistance LEI – assistance domiciliation
• assistance dans les documents d’assurances
• assistance dans les conventions : scan, copie, envoi, classement documents originaux
• mise à jour de la liste des sociétés, administrateurs et actionnaires
• assistance dans certains dossiers litigieux
• mise à jour data base liste des actionnaires investisseurs (publipostage)
• déclaration Reprobel
• assistance dans la recherche de documents (extrait Registre du Commerce + Lux)
• AIFM : implémentation des documents / conventions sur la plateforme partagée

Assistance Asset Management :

• vérification et suivi des loyers + rappels au gérant le cas échéant
• gestion des certificats verts auprès de Brugel et Sibelga
• aide à la préparation des rapports trimestriels
• assistance taxes immobilières : déclaration – vérification montant AER – envoi au gérant – suivi ventilation aux locataires
• suivi des paiements par les locataires – contacts avec investisseurs – suivi marketing (brochure, teaser, one page, affiches, events agents)
• suivi contacts avec les brokers (organiser les réunions et visites avec prospects)
• suivi des nouveaux baux : envoi aux gérants, enregistrement
• suivi du tableau des garanties bancaires – intégration documents acquisitions / cessions dans les arborescences serveurs
• assistance dans le suivi des factures relatives aux travaux locatif

Profil :

• Baccalauréat en secrétariat de direction ou expérience équivalente.
• Independant – Facturation /  Employé CDD 9 MOIS
• Maîtrise de la suite Microsoft Office
• Autonome et rigoureux(se)
• Vous avez un grand sens de l’organisation et la gestion du temps est l’un de vos points forts
• En tant qu’assistant(e) de direction dynamique et motivé(e), vous êtes capable de travailler avec peu d’encadrement et de résoudre de manière proactive des problèmes de calendrier complexes.
• Vous êtes bien organisé(e) et capable d’assumer des tâches multiples avec d’excellentes compétences en matière de suivi.
• Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite
• Bonne connaissance du français, du néerlandais et de l’anglais
• Vous avez le sens du service et êtes orienté vers les solutions