L’assistant(e) du Property Management joue un rôle essentiel dans la gestion efficace des biens immobiliers relatifs à un patrimoine familial.
Il/ elle apporte un soutien administratif et opérationnel précieux au gestionnaire immobilier et veille à ce que toutes les opérations liées à la gestion de la propriété se déroulent sans heurts.
Cette fonction exige des compétences organisationnelles, de communication et administratives solides, ainsi qu’une connaissance de base du secteur immobilier.
Plus encore, elle nécessite une réelle capacité d’analyse et de mise en œuvre de solutions efficaces.
L’assistant(e) du Property Management assure la satisfaction des locataires, veille à l’entretien et la sécurité des propriétés, et travaille en collaboration avec le propriétaire pour maximiser la valeur de ses investissements immobiliers.
Au sein de cette structure à taille humaine, l’assistant(e) du Property Management joue un rôle central dans le maintien d’une gestion efficace des biens immobiliers tout en préservant l’atmosphère chaleureuse et personnelle propre à une entreprise familiale. Il/Elle doit être organisé(e), réactif.ve et faire preuve d’un réel engagement.
Responsabilités principales :
Gestion des locataires
– Recruter, sélectionner et superviser les locataires potentiels.
– Gérer les baux, les renouvellements et les résiliations de contrats.
– Répondre aux demandes des locataires de manière rapide et professionnelle.
– Assurer le recouvrement des loyers et gérer les contentieux liés aux paiements.
Gestion des documents :
– Organiser et maintenir les dossiers de propriété, y compris les contrats de location, les documents juridiques, les rapports d’inspection, etc.
– Assurer la mise à jour constante de la documentation pour une accessibilité facile.
Communication :
– Gérer les communications entre le propriétaire, les locataires, les fournisseurs de services et les gestionnaires immobiliers.
– Répondre aux questions et aux préoccupations des locataires de manière professionnelle et opportune.
Coordination des réparations et de la maintenance :
– Planifier et coordonner les réparations et la maintenance préventive avec les fournisseurs de services.
– Coordonner les réparations et les améliorations nécessaires suivant les demandes des locataires et s’assurer qu’elles soient traitées rapidement.
– Veiller à ce que les bâtiments respectent les réglementations en matière de sécurité et de conformité en se référant aux informations disponibles en provenance de différentes sources.
Suivi des paiements et des finances :
– Gérer les paiements des loyers, les dépôts de garantie et les factures associées aux biens immobiliers au travers d’un logiciel existant.
– Préparer des rapports financiers réguliers en collaboration avec le Property Manager pour les propriétaires.
Relation avec les propriétaires :
– Établir et maintenir des relations positives avec les propriétaires.
– Communiquer régulièrement sur l’état des propriétés et les performances financières.
– Fournir des recommandations pour maximiser la valeur de l’investissement immobilier.
– Représenter ponctuellement les propriétaires dans les assemblées générales de copropriétés.
Gestion des urgences :
Être prêt à intervenir au travers de tiers en cas d’urgence, comme les infiltrations d’eau ou pannes diverses, et à coordonner les réponses nécessaires.
Exigences :
– Diplôme en gestion immobilière, en administration ou dans un domaine connexe.
– Une expérience antérieure dans l’administration immobilière est préférable.
– Solides compétences en communication écrite et verbale.
– Capacité à travailler de manière autonome et à gérer plusieurs tâches en même temps.
– Connaissance des lois et des règlements immobiliers locaux ou capacités à rechercher l’information nécessaire pour une bonne gestion sur le plan juridique.
– Maîtrise des outils informatiques de base.
– Capacité à relever les challenges et à faire preuve d’une grande perspicacité.